Кейс: как колл-центру превратить Email Outreach в постоянный источник B2B лидов за 2.5-3 месяца

«Да, ожидания оправдались. Лиды приходят. Фактически ежедневно получаем ответы. Как один из инструментов маркетинга – отличный. Работает. Планируем использовать регулярно…»

Это ответ руководителя отдела маркетинга после 2 месяцев сотрудничества по привлечению B2B лидов с помощью email автоматизации.

• Профессиональный аутсорсинговый колл-центр.
• География клиентов – Россия и страны СНГ.
• Более 2300 сотрудников, 5 офисов в Москве, обширная география клиентов.
• Помимо классических услуг контактного центра, предлагают десятки готовых нишевых решений.

На момент обращения несколько сотрудников компании больше года были подписаны на мой телеграмм-канал «Заметки продавца B2B». Они долго присматривались к услуге «Email лидогенерация», и все-таки решили протестировать этот инструмент в своем бизнесе.

Компания никогда не использовала email рассылки для привлечения холодных B2B лидов. Из-за отсутствия хоть какого-то опыта в этом направлении, у руководства не было определенных ожиданий от внедрения Email Outreach. Основная цель – протестировать новый канал привлечения B2B лидов, вникнуть в суть инструмента и получить какие-то результаты, от которых можно отталкиваться в дальнейшем.

Формат сотрудничества от проекта к проекту практически не меняется. На протяжении нескольких лет внедрения Email Outreach в разных компаниях, у меня выработалась эффективная схема взаимодействия:

• выдача материалов с пояснениями для сотрудников – видео, чек-листы, описания;
• еженедельные созвоны в zoom для обсуждения целей и задач, ответов на вопросы, корректировки действий сотрудников;
• оказание поддержки на протяжении всего времени сотрудничества – 8 недель.

Ключевой особенностью этого проекта стало участие в нем всего отдела продаж и отдела маркетинга. Как правило, над внедрением инструмента работает 1-2 сотрудника и руководитель. В этот раз в реализации проекта участвовало 10 человек.

Ввиду большого количества исполнителей, заранее были определены зоны ответственности каждого из них. Также назначены руководители проекта, которые координировали все действия. Это позволило избежать противоречий при реализации задач, структурировать и упростить мое взаимодействие с командой.

Хочется отметить и, заодно, поблагодарить ребят за то, что они с большим энтузиазмом и азартом принялись за работу. Изначально позитивный настрой очень сильно влияет на конечные результаты.

Как я уже упоминал, у компании есть специализированные продукты под разные ниши. Главное, есть хорошая экспертиза в этих нишах и отличные результаты от внедрения подобных продуктов. Для запуска email лидогенерации было решено взять 4 ниши, для которых у компании есть проверенные продукты.

1. Крупные рекламные агентства. Регион: Москва, МО, СПб.
2. Производители мебели, оборудования, бытовой химии. Регион: Москва, МО, СПб.
3. Интернет-магазины одежды, посуды и других товаров, со средним и большим оборотом. Регион: Москва, МО.
4. Логистические компании с оборотом от 300 млн руб. в год. Регион: Москва, МО.

У руководства есть четкое понимание своей целевой аудитории под каждый продукт. Заход в письмах мы сделали через боль в нише, а дальше показали, как решить эту боль с помощью нашего предложения. Также важно упомянуть, что офферы были максимально конкретными, с цифрами, которые компания получала в подобной нише на проектах других клиентов.

Сбор и обработка баз – одно из направлений работы колл-центра. Поэтому сбором баз в данном проекте занимались специалисты компании. Было решено собрать по 500 контактов для каждой гипотезы.

Также я со своей стороны предоставил базу на 1000 юридических лиц, это одно из условий сотрудничества. Предоставление базы входит в стоимость услуги. Для колл-центра, вероятнее всего, это незначительный бонус. Но для небольшой компании это хороший способ сэкономить на покупке доступов к базам, которые продаются только на год и стоят около 30000 RUB.

В процессе обработки баз у исполнителей возникли небольшие сложности с применением формул. Также были вопросы по работе с сервисом валидации, который позволяет актуализировать контакты в базе – исключить бывших сотрудников, нерабочие email и т. д.

Как оказалось, у сервиса валидации были технические проблемы. Я подключился к решению вопроса, разобраться получилось довольно быстро. Прогонять базу через подобный сервис – обязательный атрибут запуска. Это позволяет значительно повысить эффективность рассылки. Ниже на скриншоте результаты, которые мы получили. Как видите, только 53% email адресов прошли валидацию, и это нормальный сценарий.

Для проведения рассылки был куплен домен и созданы новые почтовые ящики. Делается это для того, чтобы не подвергать основной домен опасности – всегда есть вероятность наложения санкций почтовыми сервисами.

Перед началом рассылки созданные почтовые адреса отправляются на прогрев. На практике со стороны клиента это выглядит так:

Написанием писем занимаются исполнители со стороны компании. Как правило, для них это трудоемкая и непростая работа. Я со своей стороны предоставляю всю необходимую информацию для разработки серии из 5 писем.

После написания писем, даю обратную связь – развернутые комментарии и замечания по каждому письму.

После разработки писем для 4-х цепочек, все они загружаются в специализированный софт для B2B рассылок. После этого мы производим нужные настройки и готовимся к запуску рассылки.

К окончанию нашего сотрудничества 2 из 4-х рассылок уже были закончены. Учитывая небольшие размеры баз, мы получили довольно хорошие результаты – из 2-х рассылок в общей сложности на 470 контактов пришло 9 положительных ответов, из них 6 – горячие лиды. Т. е. конверсия в лид вышла 2%, что является хорошим результатом, особенно для старта, т. к. этот показатель обычно растет с каждой новой запущенной кампанией.

По словам клиента, сейчас они ежедневно получают ответы с рассылок. Через 2.5-3 месяца после старта Email Outreach начал регулярно приводить B2B лидов. При этом у клиента появились идеи, как использовать email автоматизацию для рассылки по теплым базам и для возврата клиентов.

Примеры ответов на письма.